职场笔记：从理解需求到强大执行

1. 如何清晰的理解需求

1.1. 理解需求的重要性

需求产生的：原因、背景

并不是每次都有补救的机会

• 清楚的理解需求，事半功倍
• 错误的理解需求，满盘皆输

1.2. 清晰的了解需求

我需要在什么时间，产出什么结果

• 要求
  • 一次性产出&阶段性产出
  • 最终结果&阶段性结果
• 每个阶段的时间节点
  • 期望（计划） 完成时间
  • 完成时间底线
• 每个阶段需要产出结果
  • 期望结果
  • 底线结果

1.3. 完整、深入的理解需求

从背景、要求、全局、注意事项、细节等方面真正理解需求。

• 背景：谁，用来做什么的，用在什么场合 —— （会议的主题、规模、主办者、受众、演讲者）
• 全局：
  • 在这个事情的基础上的整体需求是什么 —— （整个大会对于公司、部门的意义，后续还有没有其他大会）
  • 我的产出结果在整体中的作用 —— （大会上公司整体想突出什么、事业群想突出什么、部门想突出什么，如何与整体战略形成契合）
• 要求和注意事项
  • 显性 —— （PPT 格式、模板、需要提到什么）
  • 隐性 —— （内容、发言者职级对等、有没有什么敏感信息不能提）
• 查漏补缺：换位主动思考，深入挖掘需求 —— （如果我是演讲者，我会怎么讲，如何能讲的很顺，如何与前后内容）

2. 制定方案很重要

如何制定执行方案：

• 定 角色 & 职责
• 发 任务安排
• 出 执行方案
• 做 风险预判和紧急预案

2.1. 定角色和职责

谁来做？

• 我
  • 我是什么角色？ —— （负责人、主导者、组织者、支持者、配合者、牵线者？）
  • 我都需要做什么？ —— 为结果负责？攒局？支持？
• 其他人
  • 找对人，为什么是他？ —— （能做主，能为结果负责）
  • 他在这个事情中是什么角色 —— （负责人、主导者、组织者、支持者、配合者、牵线者？）
  • 你需要他为你做什么？他为什么要为你做事？ —— （善用换位思考，整体利益和例行制度。eg. 业务发展需求、共同利益、项目曝光、合作促进、助力 KPI）

“定角色”示例：

1. 受众分析，按需取材
   （纯专业观众适合 RD 讲解，一般行业观众或媒体适合 PM 讲）
2. PM、RD 一起产出一版讲解脚本及 Q&A，如果有关键时间都需在场，非关键时间可轮班讲解，如果有公众参观日，可培训运营或展台工作人员后，代为讲解，PM&RD 远程支持问题解答。

2.2. 发任务安排

精准、有效的下发任务，是高效推动的

• 沟通有技巧
  • 先跟关键角色做单独沟通
  • 在会上对齐，最大公约数
  • 沉默角色，要在会上主动询问确认。
• 会上有结论
  • 能当场拍板的绝不拖延
  • 不能当场拍板的给出决策时间
  • 不在场的，当场打电话对齐
  • 定不了的，给出决策时间及负责人
• 结论落字面
  • 会后尽快邮件同步会议结论，写清楚各个事项负责人及预期结果
  • 并提醒看邮件，有异议及时回复，如无异议，则就是确认

开会防止：会而不议、议而不决、决而不行、行而无果

2.3. 出执行方案

（1）谁做（谁对结果负责）

• 我
  • 我是什么角色？ —— 项目负责人
  • 我都需要做什么？ —— 为全局结果负责
• 其他人
  • 找对人，为什么是他？ —— 市场、PR、RD、QA…
  • 他在这个事情中是什么角色 —— 搭建&发布会、传播、调试&讲解、嘉宾邀请、展车提供
  • 你需要他为你做什么？他为什么要为你做事？ —— 业务发展需求、共同利益、项目曝光、合作促进、助力 KPI…

（2）怎么做

分工清晰：工作边界清晰，宁可重叠，绝不疏漏

（3）做成什么样（需求沟通对齐，标准清晰详细）

工作内容沟通、项目启动会及分工纪要、项目推进日报

• 高效沟通
  • 高效沟通方式（当面 > 电话 > 打字 > 邮件）
  • 赫拉别恩法则： 在人际沟通中，他人获取你表达内容的途径，只有7%来自于你说的内容，38%来自于你说话的语调，55%来自外型与肢体语言
• 结论落实到字面（巧用会议纪要）
  • 不要把你负责的事情，寄托于被人的记忆力
  • 口说无凭
• 最好能提供示例（讲再多也没有例子好使）
  • 信息在传递过程中会有很大一部分丢失
  • 最高效的传递方式就是给示例，让对方替换内容

（4）什么时间完成（保持高效、保证安全）

• 保持高效：并行优先
  • 理清每个环节之间的时间关系（各环节完成时间）
  • 能并行的就觉不要串行
• 保证安全：（留出缓冲时间，做风险预判和应急预案）
  • eg.以开幕时间倒推，留出3天安全时间，能提前完成绝不拖延

（5）找出风险，做好最坏的打算

• 有哪些可能出现的风险点？ —— 某个互动环节风险，有可能活动整体无法按计划时间上线
• 不能如期完成怎么办？ —— 延期多久可以开发完？活动是否有延期空间？
• 达不到预期标准怎么办？ —— 降低标准：是否可以接受去掉此互动环节或简化环节？替代方案：是否可以用其他互动方式替代？

（6）做好应急预案

• 提前策划好备用方案 —— 确定启动应急预案条件及启动应急预案所需时间，找出关键时间节点，确保快速响应。备用设备提前就位，保障人员随时待命，发现问题立即介入。

2.4. 方案推进

项目推动神器 —— 项目推进日报

再复杂的项目，只要做好完备的执行方案，都可以有条不紊地完成落地。

3. 推进执行有技巧

推进执行五个宝藏：

• 以身作则，把握关键
• 严守标准，同舟共济
• 小步快跑，善于借力
• 全局思维，信息拉齐
• 风险预警，重点跟进

3.0.1. 以身作则，把握关键

（善用会邀、日程、闹钟）

• 说到做到，与上游、下游形成互信
• 做事抓重点
  • 把握关键事件环节
  • 把握关键时间节点
  • 把握关键负责人
  • 预估下游环节操作时间，打出合适的时间余量，反算催促时间
  • 严控输出时间和结果（注重细节、质量）

3.0.2. 严守标准，同舟共济

（同理心：换位思考）

• 严守标准，只接收达标结果。
• 注意情绪控制和话术，对事不对人。
• 帮助（或辅导），陪伴共同完成。（可以帮助，但不要轻易代替）

3.0.3. 小步快跑，善于借力

• 小步快跑
  • 不要等一切都就绪再开始，先把能做的做完
  • 留充足的时间，专心应对“难啃的骨头”
• 善于借力
  • 决定自己做之前，先看看有没有现成的
  • 推不动时，找找有没有人有共同需求

3.0.4. 全局思维，信息拉齐

• 及时同步
  • 及时将最新的进展、变化信息同步到所有人
• 主动了解
  • 主动了解全局的进展及变化信息

3.0.5. 风险预警，重点跟进

• 主动寻找风险，及时预警
• 风险项重点跟进，避免进一步恶化

4. 复盘

4.1. 为什么要复盘

• 为了不再犯同样的错误
• 为了传承经验和提升能力
• 为了总结规律以应对未来
• 为了快速迭代和化繁为简
• 为了把失败转化为财富，把成功转化为能力

4.2. 如何放大推动力的效果

• 通过经验积累、总结、复盘，建立一套强大的标准化流程和机制，通过把握关键节点，让事情自己运转起来。